Rozwiązania HR

Y-Box to nie tylko oprogramowanie

Y-Box może stać się jednym z wielu narzędzi usprawniających pracę i pokryć się kurzem jako "kolejny system do wypełniania", albo odegrać kluczową rolę w budowaniu przewagi konkurencyjnej firmy. Wdrożenie Y-box powinno być elementem budowania kultury dzielenia się wiedzą. Dlatego tak ważny jest sposób, w jaki zostanie wprowadzony i powiązany z codziennymi zadaniami pracowników.

 

Aby uzyskać najlepsze efekty, firmy mogą skorzystać z następujących rozwiązań:

Role wspierające zarządzanie wiedzą

Częścią wdrożenia systemu Y-Box jest wskazanie i przygotowanie do pracy osób, które - oprócz podstawowych zadań zawodowych - będą odpowiedzialne za rozwój firmowej bazy wiedzy. Role podzielono w taki sposób, by były spójne z innymi zadaniami i predyspozycjami pracownika i nie stanowiły nadmiernego obciążenia:

  • Mentor (lider strategicznego zarządzania wiedzą) to wysoko postawiona osoba czuwająca nad kierunkami rozwoju wiedzy w firmie. Dba o odpowiednie dopasowanie systemu Y-Box do potrzeb wynikających ze strategii organizacji; określa jakiego rodzaju wiedza jest najbardziej potrzebna i nadzoruje proces zarządzania wiedzą w firmie.
  • Moderator to osoba lub osoby bezpośrednio zaangażowane we wspieranie aktywności związanej z dzieleniem się wiedzą - zarówno w systemie, jak i poza nim. Na początkowych etapach wdrożenia oznacza to rozpoczynanie dyskusji, zadawanie pytań, proponowanie działań - później zaś, podejmowanie i wspieranie inicjatyw związanych z wzajemnym uczeniem się.
  • Administrator (opiekun systemu) to osoba odpowiedzialna za techniczne aspekty funkcjonowania i ewentualnej rozbudowy systemu oraz jakość treści w bazie wiedzy.

Plan projektu wdrożeniowego

W małych firmach, nie korzystających dotychczas z rozbudowanych narzędzi zarządzania wiedzą, wdrożenie systemu Y-Box jest względnie proste i może być zadaniem dla jednej osoby. W miarę zwiększania się wielkości firmy i skali wdrożenia, zwiększa się potrzeba:

  • pozyskania wsparcia właściciela / zarządu i innych kluczowych osób z firmy;
  • modyfikacji ustalonych procedur i sposobów koordynowania zadań;
  • przeniesienia do systemu treści przechowywanych dotychczas w innych bazach;
  • przekazania pracownikom informacji o planowanych zmianach.

Przygotowanie i przeprowadzenie zmiany będzie o wiele łatwiejsze, dzięki instrukcji prowadzącej "krok po kroku" przez kolejne etapy zmiany.

Podręcznik i narzędzia diagnostyczne

Y-Box powstał z myślą o średniej wielkości firmie, w której strukturze nie ma zwykle miejsca na wyodrębnione, specjalistyczne stanowisko dla pracownika specjalizującego się w zarządzaniu wiedzą. Osoby odpowiedzialne za wdrożenie systemu mogą więc skorzystać z podręcznika zawierającego podstawowe, praktyczne wprowadzenie w tę problematykę.

Dodatkowym ułatwieniem jest dostępny online kwestionariusz Zapotrzebowanie na Zarządzanie Wiedzą . Korzystając z niego można oszacować poziom:

  • nasycenia wiedzą - stopnia, w jakim praca w firmie wymaga zaawansowanych kompetencji i doświadczenia, wytwarza i wykorzystuje unikalną, trudno odtwarzalną wiedzę o projektach, produktach i klientach lub wymaga znajomości dobrze opisanych procesów i procedur;
  • zaawansowania zarządzania wiedzą - stopnia, w jakim aktualne postawy pracowników, rozwiązania organizacyjne i narzędzia techniczne wspierają skuteczną kodyfikację i upowszechnianie potrzebnej wiedzy, a także wzajemne uczenie się pracowników.

Porównanie wyników tych dwóch skal - w szczególności zaś odniesienie ich do wyników innych firm, które wzięły udział w badaniu - pomoże ocenić, na ile firma potrzebuje działań wspierających zarządzanie wiedzą. Ułatwi również dobór odpowiednich rozwiązań.