Poznaj funkcje Y-Box

Dzielenie się wiedzą jest proste
Otwarta Komunikacja

Komunikacja – od niej wszystko się zaczyna. Jest początkiem zaufania, współpracy i twórczości. Otwarta komunikacja w postaci Tablicy (inaczej mówiąc strumienia aktualności, postów) jest obecnie najpopularniejszą i najwygodniejszą formą komunikacji z otoczeniem. Dlaczego nie miałaby służyć Twoim pracownikom? Posty z możliwością załączania plików, hashtagowania, komentowania oraz oceniania (lubienia) to przejrzysta i intuicyjna dla każdego forma wiadomości. Automatycznie generowane aktywności, dodatkowe formy postów takie, jak „pytania”, „ankiety” i „nagrody”, czy funkcja zaznaczania poprawnych odpowiedzi oraz rozwiązań, sprawią, że Tablica będzie głównym źródłem wiedzy o firmie. Dzięki „obserwowaniu” oraz powiadomieniom mailowym możesz dokładnie śledzić wybrane strumienie aktualności, a inne przeglądać „od czasu do czasu”. Sprawdzenie co działo się ostatnio w firmie, w zespole, czy w projekcie staje się przyjemnością i sprowadza się do przejrzenia wpisów na Tablicy.

Praktyczna Baza Wiedzy

Wiedza to nie tylko informacja, ale również umiejętność jej wykorzystania. W systemie Y-Box Bazę Wiedzy stworzysz o wiele łatwiej niż w tradycyjnych repozytoriach, ponieważ w czasie realizacji projektu będzie powstawać archiwum dokumentów. Każde rozwiązane zadanie możesz jednym kliknięciem zapisać jako przykład praktycznej wiedzy w firmowej bazie za pomocą funkcji „stwórz dokument z rozwiązania”. „Pytania” i „odpowiedzi” stworzą firmowe FAQ, a tematyczne kategorie oraz tagowanie wszystkich elementów w systemie ułatwiają Ci wyszukiwanie i śledzenie wiedzy z danego obszaru. Ponadto oznaczanie elementów, jako „pomocne” pozwala podzielić się informacją o przydatności materiału. Natomiast oznaczanie nieaktualnych elementów oraz powiadomienia dla ich autorów tworzą w Y-Box mechanizm zabezpieczający przed dezaktualizacją zgromadzonej wiedzy.

Rozbudowane Profile Pracowników i Funkcje Społecznościowe

Największą wartością każdej nowoczesnej firmy są jej (doświadczeni) pracownicy, jednak ich wiedza nie może zostać w całości spisana i umieszczona w bazie wiedzy, zresztą nie miałoby to najmniejszego sensu. Z systemem Y-Box, dzięki rozbudowanym profilom z opisanymi umiejętnościami, historią projektów, dokumentów i zadań pracownika, łatwiej będzie Ci strategicznie zarządzać wiedzą organizacji oraz monitorować jakie kompetencje firma posiada, a jakie powinna rozwinąć. Wyszukiwarka umiejętności pomoże kierownikom w doborze właściwych ze względu na doświadczenie i zainteresowania osób do nowych projektów. Pracownicy będą mogli lepiej się wzajemnie poznać, a także docenić kompetencje i podziękować odpowiednim osobom za pomoc w służbowych zadaniach. To z kolei ma wpływ na zwiększenie motywacji poszczególnych osób jak i podnosi morale całej załogi. Dodatkową zachętą do aktywności w systemie są różne mechanizmy grywalizacyjne jak odznaki, punkty oraz rankingi, z pewnością Ci się spodobają.

Łatwe Zarządzanie Projektami, Zadaniami i Kalendarzem

Wsparcie w codziennych zadaniach, zarządzaniu pracą zespołu i ważnymi terminami jest kolejną z zalet Y-Box. Zastanawiasz się co to ma wspólnego z wiedzą i intranetem? Bardzo dużo, bo właśnie podczas rozwiązywania zadań zapotrzebowanie na wiedzę jest największe, jednocześnie każde nowe wyzwanie lub problem jest okazją do wytwarzania wiedzy i dzielenia się nią. W Y-Box z łatwością rozpoczniesz nowy projekt i udostępnisz go wybranym osobom. W projekcie możecie współpracować zapisując zadania do wykonania, ustalając spotkania, dyskutując na tablicy, dodając pliki oraz dokumentując Waszą pracę i wypracowane rozwiązania. Dzięki raportom i przejrzystemu harmonogramowi z łatwością ocenisz ile pracy zostało do wykonania i czy zdążycie przed terminem. Wszystko to zostanie oczywiście zarchiwizowane, aby za klika miesięcy z łatwością można było odszukać informacje o projekcie i wykorzystać gotowe rozwiązania lub pobrać pliki, które mogą być szablonem do realizacji kolejnych podobnych zadań.

Jak To Działa

System Y-Box to wewnętrzny portal www firmy, do którego pracownicy mogą w każdej chwili i z każdego urządzenia zalogować poprzez przeglądarkę internetową. System jest w pełni darmowy i dystrybuowany na licencji Open Source, co oznacza, że nie tylko możesz go bezpłatnie wykorzystywać w swojej firmie, ale również wprowadzać w nim dowolne modyfikacje i nowe funkcje, dzięki którym będzie jeszcze lepiej dostosowany do Twoich potrzeb. Ułatwią to zastosowane technologie jak PHP, Apache Server, MySQL, które zyskały ogromną popularność. Instalacja odbywa się na serwerze (firmowym lub zdalnym), a pracownicy uzyskują dostęp do systemu przez poprzez sieć wewnętrzną lub Internet co jest bardzo wygodne, a zarazem bezpieczne. Zarządzanie dostępami, danymi pracowników, oraz poszczególnymi funkcjami systemu odbywa się za pomocą Panelu Administracji, który jest dostępny dla wybranych osób w firmie. Wraz systemem otrzymujesz dokładną dokumentację techniczną, dzięki której możliwe będą ewentualne modyfikacje działania w kodzie lub konfiguracji systemu.